A gestão de contratos é uma área que exige atenção minuciosa aos detalhes legais, envolvimento de múltiplos departamentos e adaptação constante às novas regulamentações. O volume cada vez maior de contratos, com exigências legais e técnicas diversas, o vaivém de inúmeras minutas, o cuidado com as datas de renovação variadas, o acompanhamento de eventos para efetivar pagamentos e recebimentos são alguns dos desafios diários que envolvem gestores, diferentes áreas e colaboradores, conforme mostra artigo no site administradores.com.br.
As empresas que conseguem superar esses desafios frequentemente utilizam a tecnologia para facilitar processos e garantir conformidade. Além disso, é importante desenvolver a conscientização jurídica em todos os departamentos e promover a integração interdepartamental na construção e em todo o ciclo de vida dos contratos.
“É preciso promover a cultura da empresa de envolver a todos, para que o conteúdo do contrato seja verdadeiro, robusto e baseado na necessidade e particularidades de cada departamento. Portanto, é imprescindível que todos os departamentos de uma empresa tenham noções de questões legais, não apenas o setor jurídico”, afirma Ângela Zander, co-founder da simplesmenteUse.
Zander completa: “Por exemplo, ao contratar um colaborador remoto como PJ, o RH deve estar ciente das regras e não apenas delegar ao jurídico. Um processo que, graças ao uso de ferramentas tecnológicas, está mais rápido e eficiente. A tecnologia facilita a elaboração e gestão de contratos. Se um contrato não condiz com a legislação, o jurídico pode fazer observações e ajustes em tempo real”.
O papel da tecnologia
Plataformas digitais permitem que os contratos estejam sempre atualizados e em conformidade com a legislação. Sistemas de gerenciamento de contratos centralizam todos os documentos, permitindo fácil acesso e monitoramento de prazos e obrigações contratuais.
O avanço na digitalização da gestão de documentos se torna claro quando observamos as melhorias em eficiência, segurança e transparência proporcionadas por essas tecnologias. A tecnologia não apenas automatiza processos repetitivos, mas também transforma a maneira como os contratos são gerenciados, otimizando cada etapa do ciclo de vida dos contratos.
Além de automatizar tarefas, a tecnologia melhora a comunicação interdepartamental e a colaboração, permitindo que todas as partes envolvidas tenham acesso em tempo real às informações contratuais. Ferramentas como CLM (Contract Lifecycle Management) oferecem uma visão integrada dos contratos, desde a criação até a execução, revisão e renovação.
A conscientização jurídica em todos os departamentos
Os desafios legais na gestão de contratos são complexos e exigem uma abordagem integrada e tecnológica. Empresas que adotam essas práticas promovem um ambiente de trabalho mais coeso e produtivo, e mitigam os riscos.
“A informalidade, característica da cultura brasileira, pode ser benéfica em momentos de descontração, mas traz riscos significativos quando aplicada à gestão de contratos. Ignorar ou não dar a devida atenção às leis e regulamentos pode resultar em consequências legais e financeiras graves para as corporações, tais como multas e penalidades por não conformidade, ações judiciais por parte de clientes internos e externos, perda de confiança no mercado e danos à reputação devido práticas inadequadas, entre outras”, diz Antônio Gaspar, diretor da simplesmenteuse.com.